Hệ thống quản lý doanh nghiệp có thực sự giúp nhà quản lý kiểm soát tốt hơn?

Doanh thu có báo cáo. Sales có CRM. Nhân sự có HRM. Công việc có phần mềm theo dõi. Kế toán, kho và bán hàng cũng có hệ thống riêng.

Nhìn qua, doanh nghiệp dường như đã có đủ dữ liệu để quản lý.

Nhưng đến cuộc họp, mỗi phòng ban lại mang đến một con số khác nhau. Muốn biết một hợp đồng đang ở đâu phải hỏi Sales. Muốn kiểm tra công nợ phải chờ kế toán. Muốn biết tiến độ công việc phải nhắn từng quản lý. Đến cuối tháng, lãnh đạo vẫn phải chờ các phòng ban tổng hợp báo cáo.

Vấn đề lúc này không còn là doanh nghiệp có dữ liệu hay không, mà là:

Nhà quản lý có nhìn thấy được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp từ những dữ liệu đó hay không?

Đây cũng là một trong những lý do doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến hệ thống quản lý doanh nghiệp và hệ thống quản trị doanh nghiệp.

Nhiều báo cáo không đồng nghĩa với quản trị tốt

Một doanh nghiệp có thể tạo ra hàng chục báo cáo mỗi tháng nhưng vẫn gặp khó khăn khi ra quyết định.

Nguyên nhân nằm ở cách dữ liệu được hình thành.

Sales theo dõi doanh số và khách hàng. Kế toán quan tâm doanh thu, chi phí và công nợ. Kho quản lý nhập – xuất – tồn. Nhân sự theo dõi chấm công, lương và nhân viên. Quản lý dự án lại quan tâm tiến độ công việc.

Mỗi báo cáo đều có thể đúng trong phạm vi của từng phòng ban.

Nhưng ban lãnh đạo không chỉ cần biết từng bộ phận đang làm gì. Điều quan trọng hơn là mối liên hệ giữa những hoạt động đó.

Ví dụ, doanh số tăng 20% nghe có vẻ tích cực.

Nhưng nếu đồng thời công nợ phải thu tăng 40%, tồn kho tăng mạnh và chi phí bán hàng tăng 30%, bức tranh kinh doanh lại hoàn toàn khác.

Đó là khác biệt giữa có dữ liệu và có dữ liệu phục vụ quản trị.

Doanh nghiệp càng dùng nhiều phần mềm, quản lý càng dễ?

Không hẳn.

Việc mỗi phòng ban sử dụng một công cụ chuyên biệt là điều bình thường.

Sales có thể cần phần mềm CRM. Nhân sự cần phần mềm HRM. Các phòng ban sử dụng phần mềm quản lý công việc. Bộ phận kinh doanh sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.

Không có lý do để doanh nghiệp loại bỏ một phần mềm đang hoạt động tốt chỉ vì muốn đưa tất cả về một hệ thống.

Vấn đề chỉ xuất hiện khi các phần mềm trở thành những “ốc đảo dữ liệu”.

Khách hàng nằm ở CRM nhưng đơn hàng nằm ở phần mềm bán hàng. Công nợ nằm ở hệ thống kế toán. Tình trạng thực hiện hợp đồng lại được cập nhật trong một file khác.

Khi nhà quản lý muốn nhìn toàn bộ hành trình từ:

Khách hàng → Cơ hội bán hàng → Đơn hàng → Thực hiện → Doanh thu → Công nợ → Chăm sóc sau bán

thì phải ghép dữ liệu từ nhiều nơi.

Lúc này, doanh nghiệp đã số hóa từng hoạt động nhưng chưa thực sự số hóa hoạt động quản trị.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp cần giúp lãnh đạo nhìn thấy điều gì?

Một hệ thống quản lý doanh nghiệp không nên được đánh giá chỉ bằng số lượng tính năng.

Đối với người quản lý, giá trị quan trọng hơn nằm ở khả năng trả lời nhanh những câu hỏi phục vụ điều hành.

Kinh doanh đang diễn ra như thế nào?

Không chỉ là doanh thu bao nhiêu, mà còn cần biết doanh thu đến từ đâu, nhóm khách hàng nào, sản phẩm nào, Sales nào hoặc chi nhánh nào.

Tiền của doanh nghiệp đang nằm ở đâu?

Có doanh thu chưa đồng nghĩa đã thu được tiền.

Theo dõi công nợ, thời hạn thanh toán và các khoản phải thu giúp nhà quản lý nhìn chính xác hơn về chất lượng doanh thu và dòng tiền.

Công việc có thực sự đang được thực hiện?

Một phần mềm quản lý công việc có thể cho biết task đã hoàn thành hay chưa.

Nhưng ở cấp quản trị, câu hỏi còn là: công việc đó liên quan đến khách hàng nào, hợp đồng nào, phòng ban nào và đang ảnh hưởng thế nào đến kết quả chung.

Nhân sự đang tạo ra kết quả gì?

Dữ liệu HRM cho biết chấm công, nghỉ phép hay thông tin nhân sự.

Nhưng nhà quản trị còn cần nhìn mối quan hệ giữa nguồn lực – công việc – hiệu suất – kết quả kinh doanh.

Đây chính là lý do khái niệm hệ thống quản trị doanh nghiệp rộng hơn việc đơn thuần số hóa từng nghiệp vụ.

Kiểm soát tốt hơn không có nghĩa là giám sát nhân viên nhiều hơn

Một hiểu nhầm thường gặp là đưa hệ thống vào doanh nghiệp đồng nghĩa với tăng cường kiểm soát nhân viên.

Nếu triển khai theo cách này, công nghệ rất dễ tạo ra phản ứng ngược: nhân viên cảm thấy phải nhập thêm dữ liệu, làm thêm báo cáo và bị theo dõi nhiều hơn.

Mục tiêu của hệ thống quản trị nên khác.

Thay vì quản lý bằng cách liên tục hỏi:

“Việc này tới đâu rồi?”

“Khách hàng này ai đang xử lý?”

“Báo cáo đã gửi chưa?”

“Kho còn bao nhiêu?”

“Khoản này khách thanh toán chưa?”

thông tin cần được cập nhật trong quá trình làm việc và trở thành dữ liệu mà người có trách nhiệm có thể truy cập khi cần.

Kiểm soát bằng hệ thống vì vậy không phải kiểm soát con người chặt hơn, mà là giảm sự phụ thuộc vào việc phải hỏi con người để biết doanh nghiệp đang xảy ra chuyện gì.