Đầu tư phần mềm HRM nhưng nhân viên không muốn dùng: Vấn đề nằm ở công nghệ hay cách triển khai?

Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự đang khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm HRM với kỳ vọng quản lý dữ liệu nhân viên tập trung, tự động hóa chấm công – tính lương, giảm công việc hành chính và hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát nguồn lực tốt hơn. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp sau khi đầu tư hệ thống lại rơi vào tình trạng khá quen thuộc: phần mềm đã có nhưng nhân viên vẫn nhắn tin xin nghỉ phép, quản lý vẫn gửi bảng ca qua nhóm chat, HR vẫn phải tải dữ liệu về Excel để kiểm tra, cuối tháng vẫn mất nhiều thời gian đối chiếu ngày công, tăng ca, phụ cấp trước khi chốt bảng lương. Khi đó, câu hỏi thường được đặt ra là phần mềm có thực sự hiệu quả hay không. Nhưng trước khi đánh giá công nghệ, doanh nghiệp cần nhìn lại một vấn đề quan trọng hơn: hệ thống mới đã thực sự thay đổi cách tổ chức vận hành hay chỉ được đặt thêm bên cạnh cách làm cũ?

HRM không chỉ là nơi lưu hồ sơ nhân viên

Nếu chỉ sử dụng để lưu tên, phòng ban, chức vụ và hợp đồng lao động, doanh nghiệp mới khai thác một phần nhỏ giá trị của phần mềm HRM. Quản trị nhân sự thực tế là một chuỗi hoạt động liên tục từ tuyển dụng, onboarding, quản lý hồ sơ, chấm công, ca làm việc, nghỉ phép, tăng ca đến tính lương, phúc lợi, đào tạo và đánh giá nhân sự. Các nghiệp vụ này không tồn tại độc lập. Một thay đổi ở dữ liệu chấm công có thể ảnh hưởng đến ngày công; ngày công, tăng ca và nghỉ phép lại trở thành dữ liệu đầu vào của quá trình tính lương. Vì vậy, giá trị của HRM không nằm ở việc chuyển từng biểu mẫu từ Excel lên màn hình, mà ở khả năng hình thành một dòng dữ liệu nhân sự xuyên suốt và có thể kiểm soát.

Điều này thể hiện rõ nhất ở nghiệp vụ tính lương. Để tạo ra bảng lương cuối tháng, HR có thể phải tổng hợp ngày công thực tế, ca làm việc, đi muộn, về sớm, nghỉ phép, tăng ca, lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ. Nếu những dữ liệu này nằm ở nhiều file hoặc được cập nhật bởi nhiều người theo những cách khác nhau, HR vẫn phải dành đáng kể thời gian để kiểm tra và đối chiếu. Chỉ một yêu cầu nghỉ phép chưa được ghi nhận hoặc một ca tăng thêm bị thiếu cũng có thể khiến dữ liệu phải xử lý lại. Khi phần mềm HRM kết nối được quá trình chấm công, nghỉ phép, tăng ca và các dữ liệu phục vụ tính lương, doanh nghiệp không chỉ giảm thao tác nhập lại mà còn tăng khả năng truy vết: con số trên bảng lương đến từ đâu và tại sao được tính như vậy.

Vì sao có HRM nhưng nhân viên vẫn không muốn sử dụng?

Không phải lúc nào nguyên nhân cũng là nhân viên ngại thay đổi. Trong nhiều trường hợp, quy trình mới được đưa vào nhưng quy trình cũ vẫn được giữ nguyên. Nhân viên đã xin nghỉ trên hệ thống nhưng vẫn phải nhắn quản lý; đã chấm công bằng phần mềm nhưng vẫn phải báo vào nhóm chat; quản lý đã phê duyệt trực tuyến nhưng cuối tháng HR vẫn yêu cầu tổng hợp thêm một file Excel. Khi đó, số hóa không làm công việc đơn giản hơn mà vô tình tạo ra tình trạng một nghiệp vụ nhưng phải thực hiện hai lần.

Đây là lý do doanh nghiệp không nên triển khai HRM chỉ từ câu hỏi “HR cần nhân viên nhập những dữ liệu gì?”. Một câu hỏi khác cũng quan trọng không kém là “người sử dụng nhận lại được lợi ích gì từ hệ thống?”. Nhân viên có thể tự kiểm tra ngày công, số ngày phép, trạng thái yêu cầu hay thông tin thu nhập theo quyền được cấp thay vì liên tục hỏi HR. Quản lý có thể duyệt yêu cầu và theo dõi tình trạng nhân sự mà không phải tìm lại thông tin trong hàng loạt tin nhắn. HR giảm thời gian tổng hợp dữ liệu thủ công để tập trung nhiều hơn vào các hoạt động quản trị nhân sự. Khi mỗi nhóm người dùng đều nhận được giá trị từ dữ liệu mình cập nhật, hệ thống mới có cơ hội trở thành một phần của công việc hàng ngày.

Từ chấm công – tính lương đến bài toán chi phí nhân sự

Giá trị của phần mềm HRM cũng không nên dừng ở việc giúp phòng nhân sự chốt công hay tính lương thuận tiện hơn. Đối với ban lãnh đạo, payroll đồng thời là một phần quan trọng của chi phí vận hành. Khi dữ liệu được tổ chức tốt, doanh nghiệp có thể theo dõi quỹ lương, chi phí nhân sự theo phòng ban, biến động làm thêm giờ, tình trạng tăng giảm nguồn lực hoặc những khu vực thường xuyên phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.

Lúc này, câu hỏi quản trị bắt đầu thay đổi. Thay vì chỉ hỏi “tháng này phải trả bao nhiêu tiền lương?”, doanh nghiệp có thể tiến tới câu hỏi “nguồn lực con người đang được sử dụng như thế nào?”. Đây cũng là điểm dữ liệu HR có thể liên hệ với phần mềm quản lý công việc. HRM cho biết doanh nghiệp đang có những nguồn lực nào và chi phí tương ứng; hệ thống công việc cho biết nguồn lực đó đang thực hiện những nhiệm vụ gì, tiến độ ra sao và tạo ra kết quả nào. Hai nhóm dữ liệu không nhất thiết phải nằm trong cùng một phần mềm, nhưng nếu có khả năng kết nối, nhà quản lý sẽ có góc nhìn đầy đủ hơn về việc phân bổ và sử dụng nguồn lực.

Triển khai HRM không nhất thiết phải làm tất cả cùng lúc

Một sai lầm khác là cố đưa toàn bộ nghiệp vụ nhân sự lên hệ thống ngay trong giai đoạn đầu. Với nhiều doanh nghiệp, cách tiếp cận phù hợp hơn là triển khai theo từng lớp. Có thể bắt đầu từ việc chuẩn hóa hồ sơ nhân sự và cơ cấu tổ chức, sau đó số hóa những hoạt động có tần suất cao như chấm công, ca làm, nghỉ phép và tăng ca. Khi dữ liệu đầu vào đã ổn định, doanh nghiệp tiếp tục kết nối quá trình tính lương, phụ cấp, thưởng và các chính sách liên quan. Những giai đoạn sau mới mở rộng sang tuyển dụng, onboarding, đào tạo, đánh giá hiệu suất và kết nối với dữ liệu công việc.

Quan trọng hơn, mỗi khi một quy trình được đưa lên phần mềm HRM, doanh nghiệp nên xác định quy trình cũ nào có thể được loại bỏ. Nếu nghỉ phép đã được gửi và phê duyệt hoàn toàn trên hệ thống, không nên duy trì thêm biểu mẫu hoặc bước xác nhận khác nếu không thực sự cần thiết. Nếu báo cáo đã được tự động tổng hợp, nhân viên không nên tiếp tục làm một file có nội dung tương tự chỉ để duy trì thói quen cũ. Số hóa chỉ tạo ra hiệu quả khi thao tác mới có thể thay thế được thao tác cũ.

HRM chỉ thực sự có giá trị khi trở thành một phần của vận hành

REDSUN BOS tiếp cận HRM như một phần của hệ thống quản trị doanh nghiệp, trong đó dữ liệu nhân sự không chỉ phục vụ riêng phòng HR mà có thể liên hệ với công việc, quy trình và hoạt động vận hành. Mục tiêu không đơn thuần là giúp HR làm bảng lương nhanh hơn, mà từng bước hình thành dòng dữ liệu từ con người – thời gian làm việc – công việc – chi phí nhân sự – kết quả để hỗ trợ quản lý nguồn lực tốt hơn.

Vì vậy, thành công của một dự án HRM không nên được đánh dấu ở ngày hệ thống chính thức go-live hay số lượng tính năng đã mua. Sau một thời gian triển khai, câu hỏi quan trọng hơn là doanh nghiệp đã giảm được bao nhiêu thao tác thủ công, dữ liệu chấm công – tính lương đã liền mạch hơn chưa, nhân viên có chủ động sử dụng hệ thống hay không và ban lãnh đạo đã có thêm những dữ liệu gì để quản trị nguồn lực.

Đầu tư phần mềm HRM cuối cùng không phải để HR có thêm một phần mềm để sử dụng, mà để toàn doanh nghiệp có một cách quản trị con người hiệu quả, minh bạch và dựa trên dữ liệu hơn.