7 hệ thống quản lý doanh nghiệp phổ biến: Doanh nghiệp cần loại nào?
Khi quy mô còn nhỏ, doanh nghiệp có thể quản lý khách hàng bằng Excel, trao đổi công việc qua email, kiểm tra tồn kho thủ công và tổng hợp báo cáo từ từng phòng ban. Nhưng khi số lượng khách hàng, nhân sự, đơn hàng và quy trình tăng lên, cách vận hành này bắt đầu tạo ra nhiều khoảng trống.
Doanh nghiệp tìm đến công nghệ và ngay lập tức gặp hàng loạt thuật ngữ: CRM, HRM, WMS, ERP, BI, Workflow...
Vậy mỗi hệ thống giải quyết vấn đề gì? Và doanh nghiệp thực sự cần nhiều phần mềm riêng biệt hay một hệ thống quản lý doanh nghiệp có khả năng kết nối toàn bộ hoạt động?
Dưới đây là 7 nhóm hệ thống phổ biến để doanh nghiệp có thể xác định nhu cầu phù hợp.
1. CRM – Quản lý khách hàng và hoạt động bán hàng
CRM (Customer Relationship Management) tập trung vào dữ liệu và quá trình tương tác với khách hàng.
Hệ thống thường hỗ trợ doanh nghiệp quản lý Lead, thông tin khách hàng, cơ hội bán hàng, lịch sử tương tác, Pipeline, hoạt động chăm sóc và kết quả của đội ngũ Sales.
CRM đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp bắt đầu gặp những tình trạng như dữ liệu khách hàng nằm riêng trong file của từng Sales, khó kiểm soát cơ hội bán hàng hoặc khách hàng bị bỏ quên khi nhân viên thay đổi.
Điểm quan trọng của CRM không chỉ là lưu danh bạ khách hàng, mà là giúp doanh nghiệp biến dữ liệu khách hàng thành một tài sản chung có thể tiếp tục khai thác và phát triển.
2. HRM – Quản lý nguồn nhân lực
HRM (Human Resource Management) hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu liên quan đến nhân sự như hồ sơ, chấm công, nghỉ phép, ca làm việc, đánh giá, tiền lương và các nghiệp vụ nhân sự khác.
Khi doanh nghiệp có vài nhân viên, nhiều hoạt động vẫn có thể được xử lý thủ công. Nhưng khi quy mô tăng lên hàng chục hoặc hàng trăm người, dữ liệu nhân sự phân tán sẽ khiến việc kiểm soát và tổng hợp thông tin ngày càng phức tạp.
Một hệ thống HRM giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu về con người. Tuy nhiên, để đánh giá hiệu suất toàn diện, dữ liệu nhân sự còn cần được đặt trong mối quan hệ với công việc, quy trình và kết quả kinh doanh.
3. WMS – Quản lý kho và hàng tồn
WMS (Warehouse Management System) tập trung vào hoạt động quản lý kho: nhập hàng, xuất hàng, vị trí lưu trữ, tồn kho, điều chuyển và các nghiệp vụ liên quan.
Đối với doanh nghiệp bán lẻ, sản xuất, phân phối hoặc có nhiều kho, việc biết “còn bao nhiêu hàng” mới chỉ là yêu cầu cơ bản.
Nhà quản lý còn cần biết hàng đang nằm ở đâu, tồn trong bao lâu, SKU nào luân chuyển nhanh hoặc chậm, kho nào đang thiếu và kho nào đang dư.
Khi kết nối với bán hàng và mua hàng, dữ liệu kho còn giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nhập hàng và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.
4. Phần mềm tài chính – kế toán
Tài chính là một trong những nguồn dữ liệu quan trọng nhất của hoạt động quản trị.
Các hệ thống tài chính – kế toán hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ, thu – chi và các nghiệp vụ tài chính theo phạm vi của từng giải pháp.
Nhưng với nhà quản lý, nhu cầu thường không dừng ở việc biết đã thu bao nhiêu và đã chi bao nhiêu.
Doanh nghiệp còn cần nhìn được doanh thu đang đến từ đâu, khách hàng nào đang nợ, khoản nào sắp đến hạn, chi phí đang biến động như thế nào và các thay đổi trong kinh doanh đang tác động ra sao đến tình hình tài chính.
Vì vậy, giá trị của dữ liệu tài chính sẽ lớn hơn khi nó được kết nối trực tiếp với bán hàng, khách hàng, kho và hoạt động vận hành.
5. Phần mềm quản lý quy trình – Workflow
Một hợp đồng có thể phải đi qua Sales, quản lý, kế toán rồi mới đến bộ phận vận hành. Một yêu cầu mua hàng có thể cần nhiều cấp phê duyệt. Một đơn hàng cũng có thể liên quan đến nhiều phòng ban trước khi hoàn tất.
Nếu những bước này chủ yếu được thực hiện qua email, tin nhắn hoặc trao đổi trực tiếp, nhà quản lý rất khó biết công việc đang ở đâu và đang chờ ai.
Phần mềm quản lý quy trình giúp số hóa luồng công việc, xác định người phụ trách, trạng thái xử lý và các bước tiếp theo.
Đây là công cụ quan trọng khi doanh nghiệp muốn giảm phụ thuộc vào việc “hỏi đúng người” để biết một công việc đang được xử lý đến đâu.
6. BI – Báo cáo và phân tích dữ liệu
BI (Business Intelligence) giúp tổng hợp và trực quan hóa dữ liệu để hỗ trợ nhà quản lý theo dõi hoạt động và ra quyết định.
Thay vì đọc nhiều bảng số liệu riêng biệt, người điều hành có thể theo dõi các chỉ số quan trọng qua dashboard: doanh thu, hiệu quả bán hàng, tồn kho, công nợ, chi phí hay hiệu suất của từng đơn vị.
Tuy nhiên, chất lượng của BI phụ thuộc rất lớn vào dữ liệu đầu vào.
Nếu dữ liệu Sales, kho, tài chính và nhân sự vẫn nằm ở nhiều hệ thống không kết nối, doanh nghiệp sẽ tiếp tục phải tổng hợp, chuẩn hóa và đối chiếu trước khi có được một báo cáo đáng tin cậy.
Vì vậy, trước câu hỏi “dashboard có đẹp hay không”, doanh nghiệp cần giải quyết câu hỏi quan trọng hơn: dữ liệu phía sau dashboard có đầy đủ, thống nhất và cập nhật hay không?
7. ERP/BOS – Quản trị tổng thể hoạt động doanh nghiệp
Khi từng phòng ban phát triển, doanh nghiệp có thể lần lượt triển khai CRM cho Sales, HRM cho nhân sự, hệ thống kho cho vận hành, phần mềm tài chính cho kế toán và nhiều công cụ khác.
Mỗi hệ thống có thể giải quyết tốt một nghiệp vụ.
Nhưng một vấn đề mới bắt đầu xuất hiện:
Các hệ thống có đang nói chuyện với nhau hay không?
Sales vừa chốt đơn nhưng kho có cập nhật ngay nhu cầu hàng hóa? Khách hàng còn công nợ nhưng Sales có nhìn thấy trước khi tiếp tục giao dịch? Một biến động tồn kho có được phản ánh vào dữ liệu tài chính? Nhà quản lý có thể xem tình hình hiện tại hay vẫn phải đợi các phòng ban gửi báo cáo?
Đây là lúc doanh nghiệp bắt đầu cần một nền tảng quản trị doanh nghiệp thay vì tiếp tục bổ sung những phần mềm riêng lẻ.
ERP (Enterprise Resource Planning) tập trung vào việc tích hợp và quản trị nguồn lực, nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp. Trong khi đó, cách tiếp cận Business Operating System (BOS) hướng tới việc kết nối dữ liệu, quy trình và hoạt động điều hành trên một môi trường thống nhất, giúp nhà quản lý theo dõi doanh nghiệp xuyên suốt hơn.
Doanh nghiệp cần loại hệ thống nào?
Không có một câu trả lời giống nhau cho mọi doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp đang mất kiểm soát dữ liệu khách hàng có thể cần ưu tiên CRM. Doanh nghiệp có hàng nghìn SKU và nhiều kho cần tập trung vào quản trị kho. Một tổ chức đang mở rộng nhanh về nhân sự có thể ưu tiên HRM. Trong khi doanh nghiệp có nhiều phòng ban và quy trình phức tạp lại cần giải quyết bài toán kết nối ở cấp độ cao hơn.
Vì vậy, trước khi lựa chọn hệ thống quản lý doanh nghiệp, nên bắt đầu từ ba câu hỏi:
Doanh nghiệp đang gặp vấn đề gì?
Dữ liệu cần thiết hiện đang nằm ở đâu?
Các bộ phận nào cần sử dụng và chia sẻ dữ liệu đó?
Câu trả lời sẽ giúp doanh nghiệp xác định mình cần một phần mềm chuyên biệt hay đã đến lúc cần một hệ thống quản trị tổng thể.
Nhiều phần mềm chưa chắc đồng nghĩa với quản trị tốt hơn
Một doanh nghiệp có thể sở hữu CRM, HRM, phần mềm kho, kế toán và hàng loạt công cụ khác nhưng nhà quản lý vẫn phải hỏi từng phòng ban để biết tình hình.
Sales báo một con số. Kho có một con số khác. Kế toán lại phải xuất dữ liệu về Excel để đối chiếu.
Khi đó, vấn đề không còn nằm ở việc thiếu phần mềm.
Vấn đề nằm ở khả năng kết nối dữ liệu.
Một nền tảng quản trị doanh nghiệp cần hướng tới việc tạo ra dòng dữ liệu xuyên suốt:
Khách hàng → Bán hàng → Kho → Vận hành → Tài chính → Nhân sự → Báo cáo quản trị.
Khi một hoạt động thay đổi, những bộ phận liên quan có thể tiếp nhận dữ liệu cần thiết mà không phải liên tục nhập lại, gửi file hoặc chờ tổng hợp thủ công.
REDSUN BOS – Khi doanh nghiệp cần một nền tảng thay vì thêm một phần mềm
REDSUN BOS được phát triển theo hướng hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp, kết nối các hoạt động từ Sales, CRM, kho vận, tài chính, nhân sự đến các quy trình vận hành và dữ liệu quản trị.
Thay vì nhìn từng phòng ban như những đơn vị độc lập, BOS hướng tới việc tạo ra một dòng dữ liệu xuyên suốt giữa các hoạt động của doanh nghiệp.
Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp tăng trưởng. Bởi càng nhiều nhân sự, khách hàng, đơn hàng và chi nhánh, chi phí của việc dữ liệu bị phân tán càng lớn.
Mục tiêu cuối cùng không phải đưa thêm một phần mềm vào doanh nghiệp, mà là giúp nhà quản lý có thể nhìn thấy hoạt động, nhận diện vấn đề và ra quyết định dựa trên dữ liệu thống nhất.
Chuyển đổi số không nên được đo bằng số lượng phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng, mà bằng khả năng dữ liệu và quy trình được kết nối để phục vụ hoạt động quản trị.