Nhân viên bận cả ngày nhưng hiệu suất vẫn thấp: Nhà quản lý đang thiếu dữ liệu gì?
Nhân viên đến đúng giờ, lịch họp kín, email và tin nhắn liên tục, công việc lúc nào cũng trong trạng thái “đang xử lý”. Nhưng cuối ngày, nhiều đầu việc vẫn chưa hoàn thành, deadline tiếp tục kéo dài và khi có thêm dự án mới, phản hồi quen thuộc lại là: “Không đủ người.”
Trong tình huống này, doanh nghiệp rất dễ đi đến một giải pháp: tuyển thêm nhân sự.
Nhưng trước khi tăng thêm chi phí nhân sự, có một câu hỏi nhà quản lý cần trả lời:
Đội ngũ thực sự đang thiếu người, hay thời gian của họ đang bị tiêu tốn bởi cách doanh nghiệp vận hành?
“Bận” không đồng nghĩa với “hiệu suất cao”
Một nhân viên có thể dành cả ngày cho công việc nhưng không phải toàn bộ thời gian đó đều trực tiếp tạo ra kết quả.
Một phần thời gian có thể được dùng để nhập lại dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác, tìm kiếm tài liệu, tổng hợp báo cáo, hỏi tình trạng công việc, chờ phê duyệt hoặc liên tục trao đổi với các phòng ban để xác nhận thông tin.
Những hoạt động này đều khiến nhân viên bận, nhưng chưa chắc tạo ra giá trị tương ứng.
Ví dụ, một Sales mất 30 phút để làm báo giá nhưng phải chờ thêm một ngày để được phê duyệt. Kế toán mất 15 phút xử lý hồ sơ nhưng phải dành thêm thời gian tìm lại thông tin từ Sales. Quản lý phải hỏi nhiều người mới biết một công việc đang ở bước nào.
Nếu chỉ nhìn vào thời gian làm việc, doanh nghiệp sẽ thấy tất cả mọi người đều bận.
Nhưng nếu nhìn vào toàn bộ quy trình, vấn đề có thể hoàn toàn khác.
Nhà quản lý đang có dữ liệu về nhân sự, nhưng đã có dữ liệu về cách họ làm việc chưa?
Chấm công cho biết nhân viên có mặt bao nhiêu giờ. KPI cho biết kết quả cuối cùng đạt được bao nhiêu. Nhưng khoảng giữa “có mặt” và “kết quả” mới là nơi doanh nghiệp cần nhìn sâu hơn.
Một hệ thống HRM có thể giúp doanh nghiệp quản lý tập trung hồ sơ nhân sự, chấm công, nghỉ phép, phân bổ nguồn lực, đánh giá và nhiều dữ liệu liên quan đến con người.
Tuy nhiên, để hiểu tại sao hiệu suất thấp, nhà quản lý còn cần trả lời những câu hỏi khác:
Mỗi nhân viên đang xử lý bao nhiêu đầu việc?
Công việc nào thường xuyên trễ hạn?
Một nhiệm vụ mất bao lâu để hoàn thành?
Công việc đang mắc lại ở bước nào?
Bộ phận nào thường xuyên phải chờ bộ phận khác?
Có bao nhiêu thao tác đang được thực hiện thủ công hoặc lặp lại?
Workload giữa các nhân viên có đang được phân bổ hợp lý?
Thời gian làm việc đang thực sự tạo ra kết quả hay chủ yếu dành cho việc xử lý quy trình?
Khi thiếu những dữ liệu này, việc đánh giá hiệu suất rất dễ dựa trên cảm nhận: người ở lại muộn được xem là bận, người xử lý nhanh lại có vẻ ít việc, còn bộ phận liên tục quá tải được cho rằng cần tuyển thêm người.
Có những vấn đề tuyển thêm người cũng không giải quyết được
Giả sử một quy trình cần đi qua 5 bước và mỗi bước đều phải chờ xác nhận thủ công.
Khi khối lượng công việc tăng gấp đôi, doanh nghiệp có thể tuyển thêm nhân sự để xử lý. Nhưng nếu quy trình vẫn giữ nguyên, số lượng điểm chờ, thao tác lặp lại và hoạt động phối hợp giữa các bộ phận cũng tiếp tục tăng.
Doanh nghiệp có thêm người nhưng chưa chắc công việc chạy nhanh hơn tương ứng.
Đây là lúc phần mềm quản lý quy trình trở nên cần thiết. Thay vì chỉ biết ai đang phụ trách, doanh nghiệp cần nhìn được một công việc đang ở bước nào, đã nằm ở đó bao lâu, bước tiếp theo thuộc trách nhiệm của ai và đâu là những điểm thường xuyên gây chậm trễ.
Từ dữ liệu đó, nhà quản lý mới có cơ sở để xác định vấn đề thực sự nằm ở năng lực nhân sự, phân bổ nguồn lực hay chính quy trình vận hành.
HRM quản lý con người, nhưng hiệu suất còn phụ thuộc vào cả hệ thống vận hành
Một doanh nghiệp có thể triển khai hệ thống HRM rất tốt nhưng vẫn gặp tình trạng nhân viên phải nhập dữ liệu nhiều lần, Sales chờ kế toán xác nhận, kho chờ Sales, nhân viên chờ quản lý phê duyệt hoặc các phòng ban liên tục hỏi nhau về tình trạng công việc.
Bởi hiệu suất của một cá nhân không chỉ phụ thuộc vào năng lực của chính người đó.
Nó còn chịu ảnh hưởng bởi quy trình, dữ liệu, công cụ và những người mà họ phải phối hợp.
Vì vậy, khi doanh nghiệp phát triển, bài toán quản trị cần đi xa hơn việc số hóa riêng từng phòng ban.
Một hệ thống quản lý doanh nghiệp cần tạo ra khả năng kết nối:
Con người → Công việc → Quy trình → Dữ liệu → Kết quả.
Khi các yếu tố này được đặt trong cùng một bức tranh, nhà quản lý mới có thể nhìn rõ hơn tại sao một bộ phận đang quá tải và nên giải quyết bằng cách tuyển thêm người, phân bổ lại nguồn lực, thay đổi quy trình hay tự động hóa một phần công việc.
Dữ liệu giúp doanh nghiệp phân biệt “thiếu người” và “vận hành chưa hiệu quả”
Đây cũng là hướng tiếp cận của REDSUN BOS khi kết nối quản trị nhân sự với các hoạt động và quy trình vận hành trên cùng một nền tảng.
Thay vì để dữ liệu nhân sự nằm trong một hệ thống, công việc nằm ở một hệ thống khác và kết quả kinh doanh lại nằm trong các báo cáo riêng biệt, việc kết nối dữ liệu giúp nhà quản lý có thêm cơ sở để đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Hệ thống HRM giúp doanh nghiệp hiểu nguồn lực mình đang có. Phần mềm quản lý quy trình giúp nhìn thấy công việc đang vận hành như thế nào. Khi những dữ liệu đó được kết nối trong một hệ thống quản lý doanh nghiệp, nhà quản lý có thể tiến thêm một bước: xác định nguồn lực đang được sử dụng ở đâu và đâu là điểm nghẽn cần được xử lý.
Đừng vội tuyển thêm người chỉ vì tất cả mọi người đều đang bận
Một đội ngũ luôn bận rộn chưa chắc là dấu hiệu của năng suất cao. Đôi khi, đó lại là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang có quá nhiều thao tác thủ công, quá nhiều bước trung gian hoặc quá nhiều thời gian dành cho việc chờ đợi và phối hợp.
Vì vậy, trước khi tăng headcount, doanh nghiệp cần có đủ dữ liệu để trả lời một câu hỏi đơn giản nhưng quan trọng:
Thời gian của đội ngũ đang được sử dụng để tạo ra kết quả, hay đang bị tiêu tốn bởi chính cách doanh nghiệp vận hành?
Bởi “bận” chỉ là một trạng thái. Hiệu suất cần được nhìn bằng dữ liệu.