Ứng dụng hệ thống cho doanh nghiệp: Dễ hay khó?

Chuyển đổi số không còn là câu chuyện của riêng các doanh nghiệp công nghệ hay những tập đoàn lớn. Trên thế giới, số hóa đang diễn ra trên hầu hết các lĩnh vực, từ sản xuất, bán lẻ, tài chính đến logistics, dịch vụ và quản trị doanh nghiệp. Tại Việt Nam, chuyển đổi số cũng đã trở thành một định hướng quan trọng ở cấp quốc gia, thúc đẩy các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp từng bước đưa công nghệ vào hoạt động.

Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp gần như không thể đứng ngoài cuộc.

Khách hàng thay đổi, thị trường thay đổi, cách thức cạnh tranh thay đổi và yêu cầu về tốc độ xử lý dữ liệu ngày càng cao. Những phương thức quản lý dựa quá nhiều vào Excel, giấy tờ hay kinh nghiệm cá nhân dần bộc lộ hạn chế. Phần mềm quản lý doanh nghiệp, phần mềm ERP, CRM, HRM, hệ thống quản lý kho vì thế ngày càng trở thành một phần của quá trình hiện đại hóa doanh nghiệp.

Thế nhưng, từ việc “biết rằng cần chuyển đổi” đến việc “thực sự chuyển đổi được” vẫn còn một khoảng cách khá lớn.

Khi ai cũng biết cần số hóa, nhưng chưa chắc đã sẵn sàng thay đổi

Trong thực tế, trở ngại của chuyển đổi số đôi khi không bắt đầu từ việc thiếu công nghệ mà từ chính những người sẽ sử dụng công nghệ đó.

Có doanh nghiệp, nhân viên mong muốn có hệ thống mới để giảm bớt việc nhập liệu, tổng hợp báo cáo và xử lý thủ công, nhưng lãnh đạo vẫn cảm thấy cách làm hiện tại “vẫn đang chạy được”, chưa cần thiết phải đầu tư.

Ngược lại, cũng có doanh nghiệp mà chủ doanh nghiệp rất quyết tâm triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp, nhưng khi đưa vào thực tế lại gặp sự e ngại từ nhân viên.

Sales đã quen lưu thông tin khách hàng trên Excel, Zalo hoặc điện thoại cá nhân nên không muốn cập nhật lên hệ thống CRM.

Nhân viên kho đã quen ghi chép theo cách cũ nên cảm thấy thao tác trên phần mềm quản lý kho mất thời gian.

Các bộ phận khác lại cho rằng việc cập nhật dữ liệu lên hệ thống tạo thêm công việc hoặc khiến hoạt động của mình bị kiểm soát chặt chẽ hơn.

Kết quả là một tình trạng khá phổ biến xuất hiện: lãnh đạo muốn thay đổi nhưng nhân viên chưa sẵn sàng; nhân viên muốn thay đổi nhưng lãnh đạo chưa thực sự quyết tâm.

Và nhiều kế hoạch chuyển đổi số cứ mãi nằm trên giấy

Khi thiếu sự đồng thuận, kế hoạch số hóa rất dễ rơi vào trạng thái “làm rồi để đó”.

Doanh nghiệp đã xây dựng kế hoạch nhưng vẫn nằm trên file.

Đã mua phần mềm nhưng chỉ một vài bộ phận sử dụng.

Đã triển khai thử nghiệm nhưng không thể mở rộng ra toàn doanh nghiệp.

Thậm chí có trường hợp hệ thống mới được sử dụng song song với Excel và cách làm cũ trong thời gian dài. Nhân viên vừa nhập dữ liệu lên phần mềm, vừa phải duy trì file riêng để “cho chắc”.

Khi đó, công nghệ không những chưa giúp giảm công việc mà đôi khi còn tạo thêm một lớp thao tác mới.

Đây cũng là lý do việc mua một phần mềm ERP hay giải pháp ERP chưa thể đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã chuyển đổi số.

Vấn đề không phải chỉ là chọn đúng phần mềm

Một hệ thống có thể sở hữu rất nhiều chức năng: từ phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng đến phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, quản lý đơn hàng hay kho thông minh.

Nhưng nếu quy trình chưa rõ ràng, dữ liệu chưa được chuẩn hóa và người sử dụng chưa sẵn sàng thay đổi thì một hệ thống tốt cũng khó phát huy hết giá trị.

Do đó, trước khi triển khai công nghệ, doanh nghiệp cần trả lời ít nhất ba câu hỏi:

Chúng ta đang muốn giải quyết vấn đề gì?

Quy trình nào cần thay đổi?

Ai sẽ chịu trách nhiệm để hệ thống thực sự được sử dụng?

Đây là những câu hỏi tưởng đơn giản nhưng lại quyết định phần lớn khả năng một dự án số hóa có thể đi từ kế hoạch đến vận hành thực tế.

Đừng cố chuyển đổi toàn bộ doanh nghiệp trong một ngày

Chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng một dự án thật lớn.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ chính những điểm nghẽn đang ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động.

Nếu dữ liệu khách hàng phân tán, có thể bắt đầu từ phần mềm CRM và xây dựng dữ liệu khách hàng tập trung.

Nếu tồn kho thường xuyên chênh lệch hoặc khó kiểm soát, có thể triển khai phần mềm quản lý kho, sau đó từng bước phát triển theo hướng Smart Warehouse – kho thông minh.

Nếu doanh nghiệp mất quá nhiều thời gian cho hồ sơ, chấm công và tiền lương, phần mềm HRM có thể là một điểm bắt đầu phù hợp.

Khi từng quy trình được chuẩn hóa và người dùng hình thành thói quen làm việc trên hệ thống, doanh nghiệp mới tiếp tục kết nối bán hàng, khách hàng, kho, nhân sự, tài chính và dữ liệu quản trị thành một hệ thống lớn hơn.

Từ số hóa từng nghiệp vụ đến quản trị trên một hệ thống

Giá trị lớn hơn của chuyển đổi số xuất hiện khi các hệ thống không còn hoạt động riêng lẻ.

Một đơn hàng được tạo trên phần mềm quản lý bán hàng có thể đồng thời cập nhật dữ liệu khách hàng, tồn kho và doanh thu. Thông tin trên hệ thống CRM có thể tiếp tục phục vụ hoạt động chăm sóc khách hàng. Dữ liệu từ nhiều bộ phận có thể được tổng hợp thông qua Business Intelligence để hỗ trợ nhà quản lý theo dõi hoạt động và ra quyết định.

Đó cũng là định hướng mà REDSUN BOS hướng đến: xây dựng một nền tảng quản trị có khả năng kết nối các hoạt động quan trọng của doanh nghiệp từ CRM, Sales, HRM, Warehouse đến vận hành và phân tích dữ liệu.

Vậy ứng dụng hệ thống cho doanh nghiệp: Dễ hay khó?

Công nghệ ngày càng dễ tiếp cận. Phần mềm ngày càng nhiều. Chi phí triển khai cũng có nhiều lựa chọn hơn trước.

Nhưng chuyển đổi số chưa bao giờ chỉ là bài toán công nghệ.

Nó là bài toán của tư duy lãnh đạo, quy trình vận hành và đặc biệt là con người.

Một doanh nghiệp có thể mua được phần mềm quản lý doanh nghiệp trong thời gian rất ngắn. Nhưng để hàng chục, hàng trăm nhân viên cùng thay đổi cách làm việc đã tồn tại nhiều năm là một quá trình cần sự quyết tâm và đồng thuận từ cả tổ chức.

Vì vậy, câu hỏi quan trọng có lẽ không còn là:

“Doanh nghiệp có nên chuyển đổi số hay không?”

Mà là:

“Doanh nghiệp đã thực sự sẵn sàng thay đổi để chuyển đổi số đi vào vận hành hay chưa?”

Bởi trong thời đại số, công nghệ có thể là công cụ tạo ra lợi thế cạnh tranh. Nhưng chỉ khi công nghệ được con người thực sự sử dụng, dữ liệu thực sự được vận hành và hệ thống thực sự trở thành một phần trong cách doanh nghiệp hoạt động mỗi ngày.