Tại sao phải trả chi phí cho hệ thống khi các phòng ban đã được trả lương để vận hành?

“Tôi đã có Sales để quản lý khách hàng, có nhân sự để chấm công – tính lương, có kế toán, có thủ kho, có quản lý các phòng ban. Mỗi tháng doanh nghiệp đều trả lương cho những vị trí này. Vậy tại sao tôi còn phải bỏ thêm chi phí cho một hệ thống quản lý?”

Đây là một câu hỏi hoàn toàn hợp lý.

Nếu nhìn đơn giản, phần mềm quản lý doanh nghiệp dường như đang thực hiện lại những công việc mà doanh nghiệp vốn đã có người phụ trách.

Nhưng vấn đề nằm ở một điểm khác:

Doanh nghiệp trả lương cho con người để thực hiện công việc. Còn hệ thống được đầu tư để công việc của nhiều người có thể kết nối, kiểm soát và vận hành hiệu quả hơn.

Có người làm rồi, tại sao vẫn cần hệ thống?

Hãy nhìn vào một đơn hàng rất bình thường.

Sales nhận nhu cầu của khách hàng, kiểm tra sản phẩm, trao đổi với kho, lập báo giá, xác nhận đơn hàng. Kho kiểm tra tồn, chuẩn bị hàng. Kế toán kiểm tra thanh toán hoặc công nợ. Sau đó đơn hàng được giao và Sales tiếp tục chăm sóc khách hàng.

Doanh nghiệp đã trả lương cho tất cả những người tham gia quy trình này.

Nhưng nếu không có một hệ thống chung, giữa các bộ phận vẫn cần rất nhiều hoạt động để kết nối với nhau:

Sales nhắn kho hỏi còn hàng không.

Kho gửi lại số lượng tồn.

Sales gửi thông tin đơn hàng cho kế toán.

Kế toán xác nhận thanh toán.

Quản lý muốn biết doanh thu lại yêu cầu nhân viên tổng hợp báo cáo.

Từng người đều đang làm đúng công việc của mình. Nhưng doanh nghiệp vẫn phải trả thêm một loại chi phí khác:

Chi phí để mọi người phối hợp với nhau.

Đây là khoản chi phí rất khó nhìn thấy trên báo cáo tài chính.

Lương trả cho công việc, nhưng một phần thời gian lại dành cho việc “nối dữ liệu”

Một nhân viên Sales nên dành thời gian tìm kiếm và chăm sóc khách hàng.

Nhưng nếu không có phần mềm CRM hay hệ thống CRM, họ có thể phải dành thêm thời gian cập nhật Excel, tìm lại lịch sử trao đổi, tổng hợp pipeline và làm báo cáo.

Nhân viên kho nên tập trung vào việc đảm bảo hàng hóa chính xác và luân chuyển hiệu quả.

Nhưng nếu thiếu phần mềm quản lý kho, một phần thời gian lại dành cho ghi chép, đối chiếu và kiểm kê thủ công.

Nhân sự nên tập trung vào tuyển dụng, phát triển và quản trị nguồn nhân lực.

Nhưng nếu dữ liệu phân tán, HR lại dành nhiều thời gian tổng hợp bảng công, phép, dữ liệu từ phần mềm chấm côngrồi xử lý tiếp trên bảng tính để tính lương.

Khi đó doanh nghiệp vẫn trả đủ lương, nhưng một phần nguồn lực đang được sử dụng cho những công việc lặp lại mà hệ thống có thể hỗ trợ tự động hóa.

Càng nhiều người, chi phí phối hợp càng lớn

Một doanh nghiệp 10 người có thể vận hành khá tốt bằng Excel, điện thoại và các nhóm chat.

Người này cần thông tin có thể quay sang hỏi người kia.

Nhưng khi doanh nghiệp có 50, 100 hay 500 nhân viên, vấn đề bắt đầu khác.

Thông tin phải đi qua nhiều bộ phận. Quy trình có thêm cấp phê duyệt. Số lượng khách hàng và đơn hàng tăng. Kho có nhiều mã hàng hơn. Doanh nghiệp có thêm chi nhánh.

Lúc này, việc tăng thêm nhân sự không phải lúc nào cũng giải quyết được vấn đề.

Bởi nếu quy trình không thay đổi, càng nhiều người tham gia thì nhu cầu phối hợp càng tăng.

Doanh nghiệp có thể tuyển thêm người chỉ để tổng hợp, kiểm tra, nhập liệu và đối chiếu công việc của những người khác.

Đây là lúc phần mềm ERP hay giải pháp ERP bắt đầu thể hiện một giá trị quan trọng: tạo ra một dòng dữ liệu chung xuyên suốt các phòng ban.

Hệ thống không thay thế phòng ban, hệ thống giảm những việc phòng ban không nên phải làm

Đây là điểm cần phân biệt.

Một phần mềm quản lý khách hàng không thể thay Sales xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

Một phần mềm quản lý nhân sự không thể thay HR đánh giá con người hay xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Một phần mềm quản lý kho không tự mình quyết định chiến lược tồn kho tối ưu.

Và Business Intelligence cũng không thay lãnh đạo đưa ra quyết định.

Công nghệ đảm nhận một vai trò khác: ghi nhận, kết nối, xử lý và cung cấp dữ liệu để con người thực hiện công việc tốt hơn.

Nếu trước đây Sales phải hỏi kho để biết còn hàng hay không, dữ liệu tồn kho trên hệ thống có thể cung cấp thông tin ngay.

Nếu trước đây quản lý phải yêu cầu các phòng ban gửi báo cáo, dữ liệu có thể được tổng hợp thành dashboard.

Nếu trước đây một khách hàng phụ thuộc vào trí nhớ của Sales, hệ thống CRM có thể lưu lại toàn bộ lịch sử tương tác để doanh nghiệp tiếp tục chăm sóc.

Con người vẫn làm công việc của mình. Nhưng thời gian dành cho việc tìm kiếm, nhập lại, chuyển tiếp và đối chiếu thông tin được giảm xuống.

Một câu hỏi khác: Nếu nhân viên nghỉ việc thì điều gì ở lại?

Đây là một bài toán quan trọng hơn chi phí nhân sự.

Một Sales nghỉ việc, dữ liệu khách hàng nằm ở đâu?

Một thủ kho lâu năm nghỉ việc, cách quản lý hàng hóa đã được chuẩn hóa hay chủ yếu nằm trong kinh nghiệm của người đó?

Một quản lý nghỉ việc, doanh nghiệp có thể tiếp tục theo dõi công việc hay phải mất nhiều tháng để người mới hiểu lại toàn bộ quy trình?

Nếu thông tin nằm trong Excel cá nhân, điện thoại, tin nhắn và kinh nghiệm của từng người, doanh nghiệp đang phụ thuộc rất lớn vào nhân sự.

Ngược lại, khi quy trình được vận hành trên phần mềm quản trị doanh nghiệp, dữ liệu và lịch sử hoạt động được lưu lại như một phần tài sản của tổ chức.

Nhân viên có thể thay đổi.

Nhưng dữ liệu và quy trình của doanh nghiệp cần phải ở lại.

Vậy doanh nghiệp đang trả tiền cho phần mềm để mua điều gì?

Không đơn thuần là mua một danh sách tính năng.

Doanh nghiệp đang đầu tư để giảm công việc lặp lại, giảm phụ thuộc vào cá nhân, kết nối dữ liệu giữa các phòng ban, tăng khả năng kiểm soát và giúp nhà quản lý tiếp cận thông tin nhanh hơn.

REDSUN BOS được phát triển theo định hướng đó: kết nối CRM, Sales, HRM, Warehouse, vận hành và Business Intelligence trên một nền tảng quản trị thống nhất.

Thay vì để từng phòng ban sở hữu những mảnh dữ liệu riêng, hệ thống giúp doanh nghiệp từng bước biến dữ liệu phát sinh trong công việc hàng ngày thành dữ liệu chung của tổ chức.

Vì vậy, câu hỏi:

“Tại sao phải trả thêm tiền cho hệ thống khi tôi đã trả lương cho nhân viên?”

có thể được nhìn theo một góc khác:

“Trong số tiền lương doanh nghiệp đang trả mỗi tháng, bao nhiêu phần đang dành cho chuyên môn thực sự và bao nhiêu phần đang dành cho nhập liệu, tìm kiếm, tổng hợp, đối chiếu và truyền thông tin giữa các bộ phận?”

Hệ thống không được đầu tư để doanh nghiệp không cần con người.

Hệ thống được đầu tư để con người dành nhiều thời gian hơn cho những công việc mà doanh nghiệp thực sự cần họ làm.