Quản lý hàng tồn kho: Tính đúng giá trị thôi đã đủ chưa?

Hàng tồn kho là một phần bình thường trong hoạt động của doanh nghiệp. Có tồn kho không đồng nghĩa với kinh doanh kém, cũng như tồn kho thấp chưa chắc đã phản ánh khả năng vận hành tốt. Điều quan trọng nằm ở việc doanh nghiệp ghi nhận đúng giá trị và đồng thời hiểu được tình trạng thực tế của lượng hàng đang tồn.

Đây cũng là điểm tạo nên sự khác biệt giữa ghi nhận hàng tồn kho dưới góc độ kế toán và quản trị hàng tồn kho dưới góc độ điều hành doanh nghiệp.

Hàng tồn kho trước hết là một tài sản cần được ghi nhận đúng

Theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho (VAS 02), hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; hoặc là nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ được sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh và cung cấp dịch vụ.

Như vậy, hàng tồn kho không đơn thuần là những sản phẩm đang nằm trên kệ hoặc trong kho. Tùy theo hoạt động của doanh nghiệp, tồn kho còn có thể bao gồm hàng hóa mua để bán, nguyên vật liệu, thành phẩm, sản phẩm dở dang và một số tài sản liên quan khác.

VAS 02 cũng quy định hàng tồn kho được tính theo giá gốc; trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.

Để xác định giá trị hàng xuất kho và tồn kho, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp phù hợp theo quy định như giá đích danh, bình quân gia quyền hoặc nhập trước – xuất trước (FIFO).

Nhưng có một vấn đề đặt ra: Tính đúng giá trị hàng tồn kho đã đủ để doanh nghiệp quản lý tốt kho hàng hay chưa?

Biết tồn kho bao nhiêu chưa chắc đã biết tồn kho đang như thế nào

Giả sử báo cáo cho thấy doanh nghiệp đang có 5 tỷ đồng hàng tồn kho.

Con số này rất quan trọng đối với kế toán và báo cáo tài chính, nhưng với người điều hành, 5 tỷ đồng vẫn chưa đủ để đưa ra quyết định.

Nhà quản lý còn cần biết:

• 5 tỷ đồng đó đang nằm ở những nhóm hàng nào?

• Hàng đang nằm tại kho hoặc chi nhánh nào?

• Bao nhiêu hàng mới nhập và bao nhiêu đã tồn trong thời gian dài?

• SKU nào có tốc độ bán tốt và SKU nào đang chậm luân chuyển?

• Có hàng cận hạn, lỗi thời hoặc giảm khả năng tiêu thụ hay không?

• Số liệu trên hệ thống có khớp với lượng hàng thực tế?

• Có nơi đang dư hàng trong khi chi nhánh khác lại thiếu hàng hay không?

Vì vậy, tồn kho cao hay thấp chưa chắc là vấn đề. Quan trọng hơn là hàng đang tồn như thế nào.

Một doanh nghiệp có 5 tỷ đồng tồn kho nhưng hàng hóa liên tục luân chuyển có thể đang hoạt động bình thường. Ngược lại, một doanh nghiệp chỉ tồn 2 tỷ đồng nhưng phần lớn là hàng chậm bán, khó tiêu thụ hoặc nằm lâu trong kho lại có thể đối mặt với rủi ro lớn hơn.

Khi quản lý tồn kho không thể chỉ dừng ở nhập – xuất – tồn

Đây là lý do doanh nghiệp ngày càng cần phần mềm quản lý tồn kho thay vì chỉ tổng hợp số liệu thủ công vào cuối kỳ.

Một hệ thống quản lý kho hiệu quả cần giúp doanh nghiệp theo dõi liên tục các biến động nhập – xuất – tồn, đồng thời cung cấp góc nhìn sâu hơn về tình trạng hàng hóa theo từng kho, từng nhóm sản phẩm, lô hàng hoặc thời gian lưu kho.

Khi dữ liệu được cập nhật xuyên suốt, doanh nghiệp có thể sớm nhận diện những dấu hiệu như hàng bán chậm, tồn vượt mức cần thiết, thiếu hàng cục bộ hoặc chênh lệch giữa số liệu và thực tế.

Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp bán lẻ, phân phối hoặc doanh nghiệp sở hữu nhiều kho và chi nhánh. Hàng hóa không chỉ nằm trong kho mà liên tục được nhập, xuất, điều chuyển và giao nhận giữa nhiều địa điểm.

Lúc này, bài toán không còn đơn thuần là quản lý tồn kho mà mở rộng sang quản lý toàn bộ dòng vận động của hàng hóa. Phần mềm quản lý logistics và hệ thống kho cần được kết nối để doanh nghiệp có thể theo dõi hàng hóa xuyên suốt từ nhập hàng, lưu kho, điều chuyển đến giao hàng.

Tồn kho cũng là một chỉ báo của hoạt động kinh doanh

Một lượng hàng tồn bất thường đôi khi không bắt nguồn từ bộ phận kho.

Hàng bán chậm có thể liên quan đến dự báo nhu cầu chưa chính xác. Tồn quá nhiều có thể xuất phát từ kế hoạch mua hàng. Một chi nhánh thiếu hàng trong khi chi nhánh khác dư hàng có thể phản ánh vấn đề điều phối. Hàng tồn tăng liên tục còn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và khả năng sử dụng vốn của doanh nghiệp.

Do đó, dữ liệu từ phần mềm quản lý tồn kho sẽ có giá trị hơn khi được kết nối với dữ liệu bán hàng, mua hàng, logistics và tài chính.

Đây cũng là hướng tiếp cận của REDSUN BOS: thay vì để kho hoạt động như một hệ thống độc lập, dữ liệu kho được kết nối với các hoạt động khác trên cùng nền tảng quản trị. Khi doanh số thay đổi, nhu cầu hàng hóa thay đổi hoặc tồn kho xuất hiện dấu hiệu bất thường, nhà quản lý có thêm dữ liệu để nhìn nhận nguyên nhân và đưa ra quyết định phù hợp.

Từ ghi nhận đúng đến quản trị đúng

Tuân thủ các nguyên tắc kế toán giúp doanh nghiệp xác định đúng giá trị hàng tồn kho. Nhưng trong môi trường kinh doanh ngày càng nhanh, người điều hành còn cần biết lượng tồn đó có hợp lý với tình hình kinh doanh hiện tại hay không.

Một hệ thống quản lý kho hay phần mềm quản lý tồn kho vì vậy không nên chỉ trả lời câu hỏi “còn bao nhiêu hàng?”, mà cần giúp doanh nghiệp tiến thêm một bước: hàng đang ở đâu, tồn bao lâu, luân chuyển như thế nào và đâu là những bất thường cần được xử lý.

Khi quy mô ngày càng lớn, sự kết nối giữa kho, bán hàng và phần mềm quản lý logistics cũng trở thành nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát dòng hàng xuyên suốt và hạn chế dữ liệu phân tán giữa các bộ phận.

Kế toán giúp doanh nghiệp xác định hàng tồn kho trị giá bao nhiêu. Quản trị tốt giúp doanh nghiệp biết lượng tồn đó có hợp lý hay không và cần làm gì tiếp theo.