Doanh nghiệp đang thất thoát nhiều hơn họ nghĩ vì vận hành thiếu hệ thống

Khi nhắc đến thất thoát trong doanh nghiệp, nhiều nhà quản lý thường nghĩ ngay đến hàng hóa mất mát, sai lệch tồn kho hay những khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Tuy nhiên, có một dạng thất thoát khó nhìn thấy hơn nhưng có thể âm thầm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh mỗi ngày: vận hành trên nhiều hệ thống rời rạc, dữ liệu phân tán và thiếu một nền tảng quản trị thống nhất.

Khi doanh nghiệp còn nhỏ, việc mỗi phòng ban sử dụng một công cụ riêng có thể chưa tạo ra quá nhiều vấn đề. Nhưng khi quy mô ngày càng mở rộng, số lượng khách hàng, đơn hàng, nhân sự và dữ liệu tăng lên, chính sự phân mảnh này có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian hơn để vận hành, khó kiểm soát thông tin và chậm đưa ra quyết định.

Dữ liệu phân mảnh – “điểm rò rỉ” khó nhìn thấy trong doanh nghiệp

Một mô hình khá phổ biến tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ là mỗi bộ phận sử dụng một công cụ quản lý khác nhau.

Bộ phận bán hàng quản lý đơn hàng và khách hàng trên một phần mềm. Kế toán sử dụng một hệ thống riêng. Nhân sự theo dõi thông tin bằng Excel. Kho vận lại có quy trình quản lý khác, trong khi các báo cáo dành cho nhà quản lý phải được tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn vào cuối tuần hoặc cuối tháng.

Mỗi hệ thống riêng lẻ vẫn có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình. Vấn đề xuất hiện khi dữ liệu giữa các phòng ban không được kết nối và đồng bộ.

Một thay đổi ở bộ phận này có thể không được cập nhật ngay cho bộ phận khác. Nhân viên phải nhập liệu nhiều lần, đối chiếu số liệu thủ công hoặc liên tục trao đổi để xác nhận đâu mới là thông tin chính xác.

Đây chính là lúc chi phí vận hành bắt đầu tăng lên mà doanh nghiệp đôi khi không nhận ra.

Dữ liệu kém chất lượng có thể khiến doanh nghiệp trả giá như thế nào?

IBM từng ước tính chất lượng dữ liệu kém gây thiệt hại khoảng 3,1 nghìn tỷ USD mỗi năm cho nền kinh tế Hoa Kỳ. Những tổn thất này không chỉ đến từ dữ liệu sai mà còn liên quan đến thời gian xử lý, các quy trình thiếu hiệu quả và những quyết định được đưa ra dựa trên thông tin không đầy đủ hoặc không đồng nhất.

Trong hoạt động thực tế của doanh nghiệp, những “điểm rò rỉ” này có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức.

Chẳng hạn, một sản phẩm đã được nhập kho nhưng dữ liệu chưa đồng bộ với bộ phận mua hàng có thể dẫn đến đặt hàng dư thừa. Một khoản công nợ đến hạn nhưng không được cảnh báo kịp thời có thể tác động đến dòng tiền. Một báo cáo doanh thu phải mất nhiều ngày hoặc nhiều tuần để tổng hợp có thể khiến nhà quản lý nhận ra vấn đề khi thời điểm tốt nhất để xử lý đã qua.

Thất thoát vì vậy không nhất thiết phải là một khoản tiền biến mất khỏi doanh nghiệp. Nó còn có thể là thời gian bị lãng phí, nguồn lực sử dụng chưa hiệu quả, cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ và những quyết định được đưa ra quá chậm.

Khi doanh nghiệp có nhiều dữ liệu nhưng vẫn khó ra quyết định

Một nghịch lý thường gặp trong quá trình chuyển đổi số là doanh nghiệp ngày càng sở hữu nhiều dữ liệu nhưng nhà quản lý lại chưa chắc có được bức tranh tổng thể về hoạt động kinh doanh.

Nguyên nhân nằm ở việc dữ liệu đang tồn tại ở nhiều nơi.

Doanh thu nằm trong hệ thống bán hàng. Tồn kho nằm ở bộ phận kho. Công nợ thuộc hệ thống kế toán. Thông tin khách hàng được quản lý trên CRM hoặc bảng tính riêng. Dữ liệu nhân sự tiếp tục nằm trên một nền tảng khác.

Khi cần đưa ra quyết định, nhà quản lý phải chờ các phòng ban tổng hợp và đối chiếu thông tin. Đến thời điểm báo cáo hoàn thành, dữ liệu có thể đã không còn phản ánh chính xác tình hình hiện tại.

Trong khi đó, các nghiên cứu của Deloitte về doanh nghiệp định hướng dữ liệu cho thấy việc xây dựng khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu ngày càng đóng vai trò quan trọng đối với hiệu quả hoạt động và khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Vì vậy, lợi thế không chỉ nằm ở việc doanh nghiệp sở hữu bao nhiêu dữ liệu, mà còn nằm ở khả năng kết nối, chuẩn hóa và biến dữ liệu thành thông tin có thể sử dụng ngay trong quá trình điều hành.

Vì sao doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị thống nhất?

Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên, việc tiếp tục bổ sung từng phần mềm riêng lẻ cho từng phòng ban chưa chắc giải quyết được bài toán quản trị.

Doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều công cụ hơn nhưng đồng thời cũng tạo thêm nhiều “ốc đảo dữ liệu”.

Một nền tảng quản trị thống nhất giúp thay đổi cách dữ liệu vận hành trong toàn doanh nghiệp. Thay vì mỗi phòng ban duy trì một nguồn thông tin riêng, dữ liệu bán hàng, khách hàng, kho vận, tài chính và nhân sự có thể được kết nối trên cùng một hệ thống.

Khi đó, doanh nghiệp có thể:

• Hạn chế tình trạng nhập liệu trùng lặp giữa các bộ phận.

• Giảm sai lệch do dữ liệu được lưu trữ ở nhiều nguồn khác nhau.

• Theo dõi hoạt động kinh doanh một cách xuyên suốt.

• Rút ngắn thời gian tổng hợp và đối chiếu báo cáo.

• Phát hiện các vấn đề vận hành sớm hơn.

• Hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cập nhật.

Đây cũng là một trong những lý do mô hình Business Operating System (BOS) ngày càng được doanh nghiệp quan tâm.

Business Operating System (BOS) giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán dữ liệu như thế nào?

Business Operating System có thể được hiểu là một nền tảng giúp kết nối các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp trong cùng một hệ thống quản trị.

Thay vì để bán hàng, khách hàng, kho vận, tài chính hay nhân sự hoạt động như những bộ phận dữ liệu riêng biệt, BOS hướng đến việc tạo ra một luồng dữ liệu xuyên suốt giữa các phòng ban.

Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp phát triển về quy mô. Một giao dịch phát sinh không chỉ liên quan đến bộ phận bán hàng mà còn có thể ảnh hưởng đến tồn kho, doanh thu, công nợ, dòng tiền và báo cáo quản trị.

Khi các dữ liệu này được kết nối, nhà quản lý có thể nhìn thấy tác động của hoạt động kinh doanh trên một bức tranh tổng thể thay vì phải ghép thông tin từ nhiều báo cáo khác nhau.

REDSUN BOS ERP – Kết nối dữ liệu để doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn

Với REDSUN BOS ERP, dữ liệu từ nhiều hoạt động của doanh nghiệp được kết nối trên một nền tảng quản trị thống nhất, giúp nhà quản lý theo dõi hoạt động kinh doanh một cách trực quan và xuyên suốt hơn.

Doanh nghiệp có thể theo dõi các chỉ số quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, tồn kho, công nợ và hiệu suất vận hành dựa trên dữ liệu được cập nhật trong quá trình hoạt động.

Thay vì phải chờ đến cuối tháng để nhận báo cáo rồi mới phát hiện vấn đề, nhà quản lý có thể chủ động theo dõi các biến động và đưa ra phương án xử lý sớm hơn.

Điều này giúp doanh nghiệp chuyển từ cách quản trị mang tính “phản ứng sau khi vấn đề xảy ra” sang mô hình quản trị chủ động dựa trên dữ liệu.

Chi phí cho hệ thống thực chất là khoản đầu tư vào hiệu quả vận hành

Câu hỏi của doanh nghiệp không nên chỉ dừng lại ở: “Một hệ thống quản trị có giá bao nhiêu?”

Một câu hỏi khác cũng quan trọng không kém là:

“Doanh nghiệp đang mất bao nhiêu tiền mỗi ngày vì chưa có một hệ thống quản trị đủ tốt?”

Chi phí có thể nằm trong hàng giờ nhân viên dành để nhập lại dữ liệu, những lần đối chiếu báo cáo, các sai lệch tồn kho, công nợ bị bỏ sót, chi phí phát sinh không được phát hiện hoặc những cơ hội kinh doanh bị bỏ qua vì nhà quản lý nhận được thông tin quá muộn.

Khi nhìn từ góc độ đó, đầu tư vào một hệ thống quản trị không đơn thuần là mua thêm phần mềm. Đó là khoản đầu tư nhằm giảm thất thoát, kết nối nguồn lực và nâng cao khả năng kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp.

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, doanh nghiệp không chỉ cần đưa ra quyết định đúng. Doanh nghiệp còn cần nhìn thấy vấn đề đủ sớm để đưa ra quyết định đúng vào đúng thời điểm.

REDSUN BOS ERP – Kết nối dữ liệu, kiểm soát vận hành và giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn trên một nền tảng thống nhất.