Doanh nghiệp càng số hóa, tại sao nhân viên lại càng phải nhập dữ liệu nhiều lần?

Doanh nghiệp đã có CRM cho Sales, phần mềm quản lý kho cho bộ phận kho, HRM cho nhân sự, phần mềm kế toán cho tài chính và một hệ thống khác để quản lý giao hàng.

Nhìn vào số lượng công cụ đang sử dụng, có thể nói doanh nghiệp đã số hóa khá nhiều hoạt động.

Nhưng một nghịch lý lại xuất hiện: nhân viên vẫn phải nhập lại dữ liệu, chuyển file Excel, đối chiếu số liệu giữa các phòng ban và tổng hợp báo cáo thủ công.

Vậy doanh nghiệp đang thực sự chuyển đổi số hay chỉ chuyển từng công việc từ giấy tờ sang những phần mềm riêng biệt?

Mỗi phòng ban một phần mềm: số hóa hay tạo thêm “ốc đảo dữ liệu”?

Việc mỗi phòng ban sử dụng một công cụ chuyên biệt không phải là vấn đề.

Vấn đề xuất hiện khi các hệ thống không kết nối với nhau.

Sales có dữ liệu khách hàng và đơn hàng. Kho có dữ liệu tồn kho. Logistics có thông tin giao nhận. Kế toán có doanh thu, công nợ và thanh toán. HR có dữ liệu nhân sự.

Mỗi bộ phận đều có dữ liệu để làm việc, nhưng doanh nghiệp lại thiếu một bức tranh chung.

Hiện tượng này thường được gọi là Data Silos – các “ốc đảo dữ liệu”, khi thông tin tồn tại riêng biệt trong từng phòng ban hoặc hệ thống và khó được chia sẻ xuyên suốt tổ chức.

Một đơn hàng phải được nhập bao nhiêu lần?

Hãy nhìn vào một quy trình rất quen thuộc:

Sales nhận đơn → Kho kiểm tra → Xuất hàng → Logistics giao hàng → Kế toán ghi nhận → Theo dõi công nợ → Thu tiền

Về bản chất, đây là một dòng vận hành liên tục.

Nhưng nếu mỗi bộ phận sử dụng một hệ thống riêng không kết nối, cùng một thông tin có thể phải được nhập lại nhiều lần.

Sales tạo đơn hàng. Bộ phận kho nhận thông tin rồi nhập lại để xuất hàng. Logistics tiếp tục lấy dữ liệu để tạo vận đơn. Kế toán lại ghi nhận doanh thu và công nợ trên hệ thống của mình.

Doanh nghiệp đã số hóa từng bước, nhưng dữ liệu vẫn đang được vận chuyển bằng con người.

Chi phí của dữ liệu không kết nối không chỉ là thời gian nhập liệu

Nhập dữ liệu nhiều lần trước hết làm tăng khối lượng công việc. Nhưng vấn đề lớn hơn là nguy cơ sai lệch.

Chỉ cần một nhân viên nhập sai mã hàng, số lượng, giá bán hoặc thông tin khách hàng, các bộ phận phía sau có thể sử dụng một phiên bản dữ liệu khác.

Khi đó, doanh nghiệp bắt đầu dành thêm nguồn lực cho một công việc khác: đối soát.

Kho đối chiếu với Sales. Kế toán đối chiếu với kho. Logistics đối chiếu đơn hàng. Cuối tháng, quản lý tiếp tục tổng hợp nhiều file để tạo báo cáo.

Chi phí thực sự của một hệ thống phân mảnh vì vậy không chỉ nằm ở tiền mua phần mềm, mà còn nằm ở thời gian nhập lại dữ liệu, xử lý sai lệch và chờ đợi thông tin giữa các phòng ban.

Khi mỗi phòng ban có một con số khác nhau

Một biểu hiện khác của Data Silos là cùng một câu hỏi nhưng doanh nghiệp có nhiều câu trả lời.

Doanh thu tháng này là bao nhiêu?

Sales có một số liệu. Kế toán có một số liệu khác. Bộ phận vận hành có thể tiếp tục có một báo cáo riêng.

Không nhất thiết một bên sai. Sự khác biệt có thể đến từ thời điểm cập nhật, cách định nghĩa chỉ số hoặc nguồn dữ liệu được sử dụng.

Nhưng đối với người quản lý, vấn đề vẫn tồn tại:

Đâu là con số có thể sử dụng để ra quyết định?

Single Source of Truth: Khi doanh nghiệp có một nguồn dữ liệu thống nhất

Trong quản trị dữ liệu, Single Source of Truth (SSOT) đề cập đến việc tổ chức dữ liệu để các bộ phận cùng tham chiếu đến một nguồn thông tin nhất quán và đáng tin cậy.

Điều này không có nghĩa doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng duy nhất một phần mềm.

Một hệ thống HRM, hệ thống quản lý kho, phần mềm quản lý logistics hay phần mềm quản lý tài chính vẫn có thể đảm nhiệm những nghiệp vụ chuyên sâu khác nhau.

Điều quan trọng là dữ liệu giữa các hệ thống có khả năng kết nối và được quản trị thống nhất.

Khi một đơn hàng được tạo, thông tin cần có khả năng tiếp tục đi qua kho, giao hàng, công nợ và tài chính mà không phải liên tục được nhập lại từ đầu.

Doanh nghiệp có cần đưa tất cả lên một phần mềm?

Không nhất thiết.

Mục tiêu của quản trị tổng thể không phải là loại bỏ mọi phần mềm chuyên biệt để thay bằng một công cụ duy nhất.

Vấn đề quan trọng hơn là kiến trúc hệ thống và khả năng kết nối dữ liệu.

Một nền tảng quản trị doanh nghiệp hoặc hệ thống quản lý doanh nghiệp cần giúp các hoạt động bán hàng, kho, logistics, tài chính, nhân sự và vận hành có thể chia sẻ dữ liệu theo một dòng xuyên suốt.

Khi đó, doanh nghiệp không chỉ số hóa từng phòng ban mà bắt đầu số hóa toàn bộ dòng chảy vận hành.

Số hóa không nên tạo thêm việc cho con người

Một dấu hiệu đáng để doanh nghiệp tự kiểm tra là: sau khi triển khai thêm phần mềm, nhân viên dành ít thời gian hơn hay nhiều thời gian hơn cho việc nhập liệu và đối soát?

Nếu số lượng hệ thống tăng nhưng Excel vẫn là nơi cuối cùng để tổng hợp dữ liệu, có thể vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp thiếu phần mềm.

Vấn đề nằm ở việc các phần mềm chưa thực sự kết nối với nhau.

Mục tiêu của số hóa không phải biến mỗi quy trình giấy thành một phần mềm riêng. Mục tiêu cuối cùng là để dữ liệu có thể đi xuyên suốt doanh nghiệp mà không cần con người liên tục nhập lại, chuyển file và đối soát.