Khi doanh nghiệp còn nhỏ, Excel, email, nhóm chat hay một vài phần mềm riêng lẻ thường vẫn đủ để quản lý công việc. Nhưng khi số lượng nhân sự, khách hàng, đơn hàng và phòng ban tăng lên, vấn đề không còn nằm ở việc doanh nghiệp có công cụ hay không, mà là các công cụ hiện tại có còn đáp ứng được cách doanh nghiệp đang vận hành hay không.

Đây cũng là thời điểm nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu giải pháp ERP, hệ thống ERP hoặc các phần mềm ERP cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thực sự cần ERP hay chưa? Có thể bắt đầu từ 5 dấu hiệu dưới đây.

1. Một dữ liệu nhưng phải nhập nhiều lần

Sales nhập thông tin khách hàng vào một file. Kế toán tiếp tục nhập lại dữ liệu để xuất hóa đơn. Bộ phận kho lại cập nhật số lượng trên một hệ thống khác.

Khi cùng một dữ liệu phải đi qua nhiều bước nhập liệu thủ công, doanh nghiệp không chỉ tốn thời gian mà còn tăng nguy cơ sai lệch.

Một hệ thống ERP phù hợp cần giúp dữ liệu được kết nối giữa các bộ phận, thay vì mỗi phòng ban duy trì một phiên bản dữ liệu riêng.

2. Muốn biết tình hình kinh doanh phải chờ tổng hợp báo cáo

Một dấu hiệu khác thường xuất hiện khi nhà quản lý đặt những câu hỏi tưởng chừng rất đơn giản:

• Hôm nay doanh thu bao nhiêu?

• Công nợ hiện tại thế nào?

• Hàng nào đang tồn nhiều?

• Đơn hàng nào chưa xử lý?

• Chi nhánh nào đang hoạt động kém hiệu quả?

Nếu câu trả lời luôn phải chờ nhân viên tổng hợp từ nhiều file hoặc nhiều phần mềm, vấn đề không hẳn nằm ở năng lực báo cáo của nhân viên. Dữ liệu của doanh nghiệp đang bị phân tán.

Một giải pháp ERP có thể giúp tập trung dữ liệu và tạo nền tảng để nhà quản lý theo dõi hoạt động doanh nghiệp nhất quán hơn.

3. Các phòng ban đều có phần mềm nhưng vẫn phải trao đổi thủ công

Đây là tình trạng khá phổ biến ở những doanh nghiệp đã trải qua một giai đoạn số hóa.

Sales có phần mềm CRM. Nhân sự có phần mềm HRM. Kế toán có phần mềm kế toán. Bộ phận kinh doanh có phần mềm quản lý bán hàng.

Nhìn riêng từng phòng ban, doanh nghiệp dường như đã được số hóa khá đầy đủ.

Nhưng nếu dữ liệu giữa các hệ thống không kết nối, nhân viên vẫn phải xuất Excel, gửi file, nhắn tin hoặc nhập lại dữ liệu để phối hợp công việc.

Khi đó, bài toán tiếp theo không nhất thiết là mua thêm phần mềm. Doanh nghiệp cần xem xét khả năng kết nối dữ liệu và quy trình giữa những hệ thống đang sử dụng.

4. Quy trình phụ thuộc quá nhiều vào một vài nhân sự

Một nhân viên nghỉ phép và không ai biết hợp đồng đang ở đâu. Một Sales nghỉ việc khiến lịch sử chăm sóc khách hàng bị đứt đoạn. Một quản lý phải liên tục nhắc nhân viên mới biết công việc nào cần thực hiện tiếp theo.

Đó là dấu hiệu quy trình vận hành vẫn đang phụ thuộc vào con người nhiều hơn hệ thống.

Phần mềm ERP không nhằm thay thế nhân sự. Giá trị quan trọng hơn nằm ở khả năng đưa quy trình, dữ liệu, trách nhiệm và trạng thái công việc vào một môi trường quản trị có thể theo dõi.

Nhờ đó, doanh nghiệp giảm dần tình trạng “chỉ một người biết việc”.

5. Doanh nghiệp càng lớn, quản lý càng khó

Mở thêm chi nhánh, tuyển thêm nhân viên hay tăng doanh số đáng lẽ là tín hiệu tích cực.

Nhưng nếu mỗi lần doanh nghiệp tăng quy mô lại phải bổ sung thêm nhiều lớp quản lý, nhiều file Excel và nhiều bước kiểm tra thủ công, mô hình vận hành hiện tại có thể đã bắt đầu chạm giới hạn.

Đây là lúc doanh nghiệp nên xem xét một hệ thống quản trị doanh nghiệp có khả năng mở rộng cùng tổ chức.

6. Có những dấu hiệu trên có nghĩa phải triển khai ERP ngay?

Không nhất thiết.

ERP không phải giải pháp doanh nghiệp càng triển khai sớm càng tốt. Một doanh nghiệp nhỏ với quy trình đơn giản hoàn toàn có thể vận hành hiệu quả bằng những công cụ chuyên biệt.

Nếu khó khăn chủ yếu nằm ở quản lý khách hàng, doanh nghiệp có thể ưu tiên CRM. Nếu nằm ở nhân sự, HRM có thể phù hợp hơn. Nếu nằm ở bán hàng, một phần mềm quản lý bán hàng có thể giải quyết phần lớn nhu cầu.

Nhưng khi vấn đề bắt đầu xuất hiện xuyên phòng ban, dữ liệu không đồng nhất và hoạt động của bộ phận này liên tục phụ thuộc vào dữ liệu của bộ phận khác, nhu cầu về một giải pháp ERP hoặc nền tảng quản trị tích hợp trở nên rõ ràng hơn.

ERP nào phù hợp với quy mô doanh nghiệp nào?

Thị trường hiện có nhiều hệ thống ERP, từ các nền tảng quốc tế phục vụ những tổ chức rất lớn đến các giải pháp có cách triển khai linh hoạt hơn cho doanh nghiệp vừa và đang tăng trưởng.

Điều quan trọng là không nên hiểu rằng có một ERP “tốt nhất” cho tất cả doanh nghiệp.

SAP S/4HANA thường xuất hiện trong nhóm giải pháp dành cho các doanh nghiệp và tập đoàn có hoạt động phức tạp, nhiều đơn vị và yêu cầu chuẩn hóa quy trình ở quy mô lớn.

Oracle Fusion Cloud ERP hướng đến quản trị doanh nghiệp trên nền tảng cloud với các nhóm chức năng như tài chính, procurement, project management và nhiều hoạt động quản trị khác. Đây là một lựa chọn đáng chú ý với các tổ chức có yêu cầu quản trị và khả năng mở rộng cao.

Microsoft Dynamics 365 kết hợp các ứng dụng liên quan đến ERP và CRM. Giải pháp này đặc biệt đáng cân nhắc với những doanh nghiệp đã sử dụng sâu hệ sinh thái Microsoft và muốn tăng khả năng kết nối giữa các công cụ làm việc và quản trị.

Trong khi đó, Odoo tiếp cận theo kiến trúc mô-đun. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ CRM, bán hàng, kho, kế toán, nhân sự hoặc một số ứng dụng cần thiết rồi tiếp tục mở rộng. Cách triển khai này phù hợp hơn với nhiều doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp đang trong quá trình tăng trưởng.

Nhìn rộng hơn, có thể hình dung:

Doanh nghiệp nhỏ, quy trình chưa phức tạp → ưu tiên các phần mềm chuyên biệt hoặc một số module cần thiết.

Doanh nghiệp vừa và đang tăng trưởng → bắt đầu quan tâm đến khả năng kết nối CRM, bán hàng, công việc, nhân sự, kho và dữ liệu quản trị.

Doanh nghiệp lớn hoặc tập đoàn → nhu cầu thường tiến tới ERP toàn diện với yêu cầu cao hơn về chuẩn hóa, tích hợp, kiểm soát và khả năng vận hành ở quy mô lớn.

Vì vậy, độ nổi tiếng của thương hiệu không phải tiêu chí duy nhất để lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp. Một hệ thống rất mạnh nhưng vượt quá nhu cầu, ngân sách và năng lực triển khai hiện tại chưa chắc đã là phương án phù hợp.

Chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Thay vì bắt đầu bằng câu hỏi:

“ERP nào có nhiều tính năng nhất?”

Doanh nghiệp nên trả lời ba câu hỏi trước:

Doanh nghiệp đang gặp vấn đề ở quy trình nào?

Những bộ phận và dữ liệu nào thực sự cần được kết nối?

Trong 2–3 năm tới, hệ thống có thể mở rộng theo quy mô doanh nghiệp hay không?

Một phần mềm ERP cho doanh nghiệp phù hợp không nhất thiết phải triển khai tất cả mọi thứ ngay từ ngày đầu tiên. Doanh nghiệp có thể ưu tiên những phân hệ cấp thiết trước, sau đó từng bước mở rộng khi quy trình và tổ chức đã sẵn sàng.

Với REDSUN BOS, cách tiếp cận cũng bắt đầu từ bài toán này: kết nối dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và đưa các hoạt động quản trị lên một nền tảng thống nhất, thay vì buộc mọi doanh nghiệp phải triển khai cùng một mô hình.

Bởi mục tiêu cuối cùng của ERP không phải là đưa thêm một phần mềm vào doanh nghiệp.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp phát triển mà bộ máy quản trị không trở nên phức tạp hơn cùng tốc độ tăng trưởng.