Công nợ không chỉ là việc của kế toán: Vì sao Sales và nhà quản lý cũng cần theo dõi?
Nhắc đến công nợ, nhiều doanh nghiệp thường nghĩ ngay đến phòng kế toán: theo dõi khách hàng còn nợ bao nhiêu, khoản nào đến hạn, khoản nào đã thanh toán và cuối tháng tổng hợp báo cáo.
Nhưng trên thực tế, công nợ không bắt đầu từ kế toán. Nó có thể bắt đầu ngay từ thời điểm Sales thỏa thuận điều khoản thanh toán với khách hàng và kết thúc khi doanh nghiệp thực sự thu được tiền.
Vì vậy, nếu chỉ kế toán quan tâm đến công nợ, doanh nghiệp có thể đang bỏ qua một mắt xích quan trọng trong quản trị dòng tiền.
Công nợ thực sự bắt đầu từ đâu?
Hãy nhìn vào một giao dịch bán hàng thông thường.
Sales tiếp cận khách hàng → báo giá → đàm phán → chốt hợp đồng → thống nhất điều khoản thanh toán → doanh nghiệp giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ → kế toán ghi nhận khoản phải thu → khách hàng thanh toán.
Như vậy, trước khi một khoản công nợ xuất hiện trên báo cáo kế toán, Sales đã tham gia vào quá trình hình thành khoản công nợ đó.
Ví dụ, cùng một hợp đồng trị giá 500 triệu đồng nhưng điều khoản “thanh toán ngay” và “thanh toán sau 60 ngày” tạo ra hai tình huống dòng tiền hoàn toàn khác nhau.
Doanh thu có thể đã được ghi nhận theo quy định kế toán áp dụng, nhưng tiền chưa chắc đã về ngay.
Nếu Sales chỉ quan tâm đến việc chốt hợp đồng còn kế toán chỉ bắt đầu theo dõi sau khi khoản phải thu phát sinh, khoảng trống giữa bán được hàng và thu được tiền rất dễ trở thành vấn đề.
Kế toán ghi nhận công nợ, nhưng Sales cũng cần nhìn thấy công nợ
Khi khách hàng chậm thanh toán, ai là người có mối quan hệ trực tiếp với khách hàng?
Trong nhiều doanh nghiệp, câu trả lời vẫn là Sales.
Sales hiểu lịch sử giao dịch, người ra quyết định, quá trình thương lượng và những vấn đề đang tồn tại với từng khách hàng. Vì vậy, việc thu hồi công nợ không thể chỉ là câu chuyện kế toán gửi thông báo đến hạn.
Sales cũng cần biết:
Khách hàng mình phụ trách đang còn bao nhiêu công nợ?
Khoản nào sắp đến hạn hoặc đã quá hạn?
Khách hàng có lịch sử thường xuyên thanh toán chậm hay không?
Có nên tiếp tục cho khách hàng mua chịu hoặc nâng hạn mức công nợ?
Một khách hàng đang đề nghị đơn hàng mới nhưng khoản cũ chưa thanh toán thì xử lý thế nào?
Khi những thông tin này chỉ nằm trong file của kế toán, Sales có thể tiếp tục bán hàng mà không nhìn thấy đầy đủ rủi ro tài chính của khách hàng.
Đây cũng là lý do phần mềm quản lý công nợ không nên chỉ phục vụ nhu cầu tổng hợp số liệu của một phòng ban. Dữ liệu công nợ cần được đưa đến đúng người, đúng thời điểm để hỗ trợ quyết định kinh doanh.
Nhà quản lý cần nhìn công nợ ở một cấp độ khác
Nếu kế toán cần biết “khách hàng A còn nợ bao nhiêu?”, nhà quản lý cần nhìn một bức tranh rộng hơn.
Tổng công nợ phải thu hiện tại là bao nhiêu? Bao nhiêu đã quá hạn? Công nợ đang tập trung vào nhóm khách hàng nào? Thời gian thu tiền có đang kéo dài? Sales hoặc đơn vị kinh doanh nào có tỷ lệ công nợ quá hạn cao? Trong 30 ngày tới, dự kiến doanh nghiệp có thể thu về bao nhiêu?
Quan trọng hơn, công nợ phải thu cần được đặt cạnh công nợ phải trả và nhu cầu chi tiền của doanh nghiệp.
Bởi khách hàng có thể trả sau 60 ngày, nhưng doanh nghiệp vẫn phải trả lương, nhà cung cấp, thuê mặt bằng, vận hành và nhiều khoản chi khác đúng hạn.
Đây là lúc dữ liệu từ phần mềm quản lý công nợ cần được kết nối với phần mềm quản lý thu chi để người điều hành không chỉ biết “ai đang nợ mình”, mà còn nhìn được tương quan giữa tiền dự kiến thu về và những khoản tiền chuẩn bị phải chi.
Vấn đề xuất hiện khi mỗi phòng ban nhìn một con số khác nhau
Một tình huống khá phổ biến là Sales quản lý khách hàng trên CRM hoặc file riêng, kế toán theo dõi công nợ trên phần mềm kế toán, còn các khoản thu – chi lại được tổng hợp trên một hệ thống khác.
Từng bộ phận vẫn có dữ liệu. Nhưng dữ liệu không được kết nối.
Khi nhà quản lý muốn biết tình trạng của một khách hàng, có thể phải ghép nhiều mảnh thông tin:
Sales: Khách hàng này rất tiềm năng, vừa phát sinh thêm đơn hàng.
Kế toán: Khách hàng vẫn còn một khoản công nợ quá hạn.
Tài chính: Dòng tiền tháng này đang chịu áp lực.
Ba thông tin đều đúng, nhưng nếu được nhìn riêng lẻ, quyết định đưa ra có thể hoàn toàn khác với khi chúng được đặt cạnh nhau.
Vì vậy, bài toán không đơn thuần là doanh nghiệp có phần mềm quản lý tài chính hay chưa. Điều quan trọng hơn là dữ liệu tài chính có được kết nối với hoạt động bán hàng và vận hành để tạo thành một bức tranh quản trị thống nhất hay không.
Công nợ cần được quản lý xuyên suốt từ Sales đến tài chính
Thay vì đợi đến cuối tháng để kế toán tổng hợp danh sách công nợ, doanh nghiệp có thể quản lý xuyên suốt ngay từ quá trình bán hàng:
Khách hàng → Cơ hội bán hàng → Hợp đồng → Điều khoản thanh toán → Phát sinh công nợ → Theo dõi đến hạn → Thu tiền → Đối soát.
Khi dữ liệu được kết nối, Sales có thể chủ động theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng mình phụ trách; kế toán kiểm soát các khoản phải thu; còn nhà quản lý có thể theo dõi công nợ trong mối tương quan với doanh thu, thu – chi và tình hình tài chính.
Đó cũng là hướng tiếp cận của REDSUN BOS: kết nối dữ liệu Sales/CRM, công nợ, thu chi và tài chính trên một nền tảng quản trị thay vì để từng phòng ban vận hành trên những nguồn dữ liệu riêng biệt.
Một phần mềm quản lý công nợ giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản phải thu – phải trả. Phần mềm quản lý thu chi giúp theo dõi dòng tiền vào – ra. Phần mềm quản lý tài chính giúp cung cấp góc nhìn tài chính rộng hơn. Nhưng khi những dữ liệu này được kết nối với hoạt động kinh doanh, giá trị lớn hơn nằm ở khả năng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời.
Công nợ là trách nhiệm quản trị, không chỉ là nghiệp vụ kế toán
Kế toán có trách nhiệm ghi nhận và kiểm soát số liệu. Nhưng Sales là một trong những bộ phận trực tiếp tạo ra các điều kiện hình thành công nợ, còn nhà quản lý là người phải cân đối giữa tăng trưởng doanh thu, quan hệ khách hàng và an toàn dòng tiền.
Vì vậy, quản lý công nợ hiệu quả không nên bắt đầu khi kế toán phát hiện một khoản đã quá hạn.
Nó cần bắt đầu ngay từ quá trình bán hàng, điều khoản thanh toán và quyết định cấp tín dụng cho khách hàng, sau đó được theo dõi xuyên suốt cho đến khi tiền thực sự về doanh nghiệp.
Kế toán ghi nhận công nợ. Sales tác động đến công nợ. Và nhà quản lý là người phải nhìn thấy toàn bộ bức tranh để kiểm soát rủi ro trước khi công nợ trở thành vấn đề của dòng tiền.