Có doanh thu, có lợi nhuận nhưng vẫn thiếu tiền: Doanh nghiệp đang mắc kẹt ở đâu?

Doanh thu tăng, đơn hàng đều, báo cáo kinh doanh có lợi nhuận nhưng doanh nghiệp vẫn thường xuyên rơi vào tình trạng thiếu tiền để thanh toán nhà cung cấp, trả lương hoặc tiếp tục nhập hàng.

Nghe có vẻ mâu thuẫn, nhưng đây không phải tình huống hiếm gặp trong kinh doanh.

Nguyên nhân nằm ở một điểm rất quan trọng:

Doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền không phải là một.

Một doanh nghiệp có thể bán được nhiều hàng và ghi nhận lợi nhuận nhưng tiền thực tế chưa chắc đã về đúng thời điểm doanh nghiệp cần sử dụng.

Bán được hàng chưa có nghĩa là đã thu được tiền

Điều này thể hiện rất rõ ở các doanh nghiệp phân phối B2B, nơi việc bán hàng kèm công nợ 30, 60 hoặc 90 ngày khá phổ biến.

Giả sử một doanh nghiệp ghi nhận doanh thu 10 tỷ đồng trong tháng nhưng chỉ thu về 6 tỷ vì một phần khách hàng chưa đến hạn thanh toán. Trong cùng thời gian, doanh nghiệp phải chi 7 tỷ đồng cho nhà cung cấp, lương, vận chuyển và các khoản đến hạn khác.

Trên báo cáo, doanh thu vẫn là 10 tỷ đồng.

Nhưng xét về dòng tiền trong kỳ, doanh nghiệp đang chịu áp lực.

Khoảng cách giữa thời điểm ghi nhận doanh thu và thời điểm thực sự thu được tiền chính là một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp “có doanh thu nhưng vẫn thiếu tiền”.

Khi tiền đang nằm trong công nợ

Tổng số tiền khách hàng đang nợ chỉ là một phần của bức tranh.

Để đánh giá đúng tình hình, doanh nghiệp cần biết khoản nào chưa đến hạn, khoản nào đã quá hạn, khách hàng nào thường xuyên thanh toán chậm và tuổi nợ đang có xu hướng tăng hay giảm.

Đặc biệt, nếu công nợ phải thu tăng nhanh hơn doanh thu, doanh nghiệp cần xem xét lại chất lượng tăng trưởng.

Doanh số có thể đang tăng, nhưng ngày càng nhiều vốn bị giữ lại ở khách hàng.

Đây là lý do một phần mềm quản lý công nợ không nên chỉ ghi nhận “ai đang nợ bao nhiêu”, mà cần giúp doanh nghiệp theo dõi thời hạn thanh toán, tuổi nợ và lịch sử công nợ để phát hiện sớm những khoản có nguy cơ trở thành nợ quá hạn.

Tiền cũng có thể đang nằm trong kho

Không phải toàn bộ vốn bị “kẹt” đều nằm ở khách hàng.

Để đáp ứng nhu cầu bán hàng, doanh nghiệp phân phối thường phải nhập hàng trước. Tiền đã được thanh toán cho nhà cung cấp nhưng hàng hóa có thể cần nhiều tuần hoặc nhiều tháng mới được bán.

Nếu tồn kho tăng đồng thời công nợ phải thu cũng tăng, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng vốn bị giữ ở cả hai đầu:

Một phần nằm trong kho – một phần nằm ở khách hàng.

Khi đó, doanh thu vẫn có thể tăng nhưng lượng tiền mặt sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh lại giảm.

Tăng trưởng càng nhanh đôi khi càng cần nhiều tiền

Đây là một nghịch lý đáng chú ý.

Giả sử doanh nghiệp nhận được nhiều đơn hàng hơn. Để đáp ứng nhu cầu mới, công ty phải nhập thêm hàng, tăng vận chuyển, tuyển thêm nhân sự hoặc mở rộng kho.

Phần lớn những khoản này cần được chi trước.

Trong khi đó, khách hàng B2B có thể thanh toán sau 30–60 ngày.

Doanh nghiệp càng tăng trưởng nhanh, khoảng cách giữa tiền phải chi trước và tiền thu về sau càng có thể mở rộng.

Vì vậy, tăng trưởng doanh thu không tự động giải quyết vấn đề dòng tiền. Nếu không kiểm soát tốt vốn lưu động, chính tốc độ tăng trưởng cao cũng có thể tạo thêm áp lực tài chính.

Quản lý thu – chi thôi có đủ?

Một phần mềm quản lý thu chi có thể giúp doanh nghiệp biết trong kỳ đã thu bao nhiêu, chi bao nhiêu và tiền được sử dụng vào đâu.

Nhưng quản trị tài chính cần nhìn xa hơn những khoản tiền đã phát sinh.

Nhà quản lý cần đồng thời nhìn thấy:

Doanh thu → Công nợ → Tồn kho → Chi phí → Dòng tiền

Ví dụ, doanh thu tăng 20% sẽ tích cực hơn nếu công nợ chỉ tăng 10%. Nhưng nếu doanh thu tăng 20% trong khi công nợ tăng 50% và tồn kho cũng tăng mạnh, câu chuyện có thể hoàn toàn khác.

Khi dữ liệu được kết nối trên phần mềm quản lý tài chính hoặc một hệ thống quản lý doanh nghiệp, nhà quản lý có thể nhìn thấy mối quan hệ giữa các chỉ số thay vì đánh giá từng con số riêng lẻ.

Đừng chỉ hỏi tháng này bán được bao nhiêu

Doanh thu luôn là một chỉ số quan trọng. Nhưng doanh thu cao không đồng nghĩa với doanh nghiệp đang có nhiều tiền, và lợi nhuận trên báo cáo cũng không đồng nghĩa với khả năng thanh toán tốt tại mọi thời điểm.

Bên cạnh câu hỏi “tháng này bán được bao nhiêu?”, doanh nghiệp cần tiếp tục hỏi:

Bao nhiêu tiền đã thực sự thu về? Bao nhiêu đang nằm trong công nợ? Bao nhiêu vốn đang nằm trong tồn kho? Và khi nào những khoản đó sẽ quay trở lại thành tiền?

Doanh nghiệp không chỉ cần biết mình bán được bao nhiêu, mà còn phải biết doanh thu đó mất bao lâu để thực sự trở thành tiền.